شرح وظایف مسئول دفتر یا منشی انجمن
- تهیه و تنظیم پیش نویس مکاتبات و دعوت نامه های اداری و ارسال آن جهت امضا
- دریافت و ارسال پیام های تلفنی، نمابر، پیامک، پست الکترونیک و …
- پاسخگویی به مراجعین داخل و خارج از سازمان و راهنمایی آنها در صورت لزوم
- دریافت، ثبت و ارایه مکاتبات دریافتی به مسئولین مافوق جهت اخذ دستور لازم
- پیگیری دستورات صادره طبق زمان تعیین شده و گزارش نتیجه به مافوق
- تنظیم و تعیین اوقات ملاقات و جلسات رییس و اعضای هیات مدیره و واحدهای انجمن
- هماهنگی و تنظیم وقت جلسات و تدارک اسناد و مدارک مورد نیاز و تشریفات جلسات
- همکاری با دبیر و خزانه دار انجمن جهت تنظیم دفاتر و اسناد و سایر وظایف محوله
- تشکیل پرونده عضویت برای تمامی اعضای انجمن و تکمیل مدارک مورد نیاز
- بایگانی مکاتبات و تشکیل پرونده تاسیس برای کلیه شعب انجمن وتکمیل مدارک لازم
- ایجاد بانک اطلاعاتی مکتوب و الکترونیک برای کلیه شعب و اعضای انجمن
- کنترل روزانه صندوق پستی، پست الکترونیک و سایر مبادی دریافت مکاتبات
- کنترل و پیگیری پرداخت به موقع قبوض آب، برق، تلفن،تعهدات بیمه و مالیات و…
- رسیدگی سریع به مشکلات و سوالات اعضا، مسئولین شعب و سایر ارباب رجوع
- تحویل و محافظت از اموال اداری و مهرهای انجمن و تهیه لیست اموال
- حضور و فعالیت در برنامه های آموزشی و همایش های انجمن حسب وظیفه محوله
- شرکت در دوره های آموزش شغلی و کسب مهارت های توصیه شده توسط هیات مدیره
- شارژ به موقع اشتراک های انجمن اعم از اینترنت، پیامک رسان، صندوق پستی، سایت و…
- پیگیری امور خارج انجمن و مراجعه به دستگاه ها و ادارات و سایر موارد مرتبط
- انجام سایر اموری که در حدود وظایف اداری از طرف مافوق ارجاع میگردد
- نگهداری مستندات و پیام های کاغذی و الکترونیک
- تنظیم و ثبت وقت ملاقات و جلسات مدیران
- دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت
- پاسخگویی به نامه ها و ایمیل های ارجاع شده از سوی مدیریت و سایر کارکنان
- پاسخگویی به تلفن ها
- کار با ماشین فکس، سیستم های تلفن و ویدئو کنفرانس و سایر تجهیزات اداری
- تایپ نامه و تصحیح اشتباهات لغوی و گرامری آنها
- کار با برنامه های کامپیوتری مانند Excel، Word، Access و سایر برنامه های نرم افزاری دفتری
- و سایر وظایف عمومی و دفتری متناسب با نیازهای هر شرکت و حتی سلیقه مدیریت
دانش و مهارت مورد نیاز منشی/مسئول دفتر
- مهارت های نوشتاری و گفتاری خوب – به دلیل ارتباط کاری زیاد با کارکنان شرکت (سازمان) و مخصوصا مدیریت ارشد
- مهارت سازماندهی و مدیریت زمان – به دلیل مسئولت تنظیم زمان جلسات مدیریت و برقراری هماهنگی بین مدیران و مسئولین بخش های مختلف و …
- مهارت در تایپ، کار با برنامه های مورد نیاز کامپیوتری
- آشنایی با دستور زبان و نحوه نامه نگاری – زیرا در خیلی از شرکت ها نامه های اداری توسط منشی تایپ می شود.
- دقت و توجه به جزئیات
- توانایی تحمل فشار کاری زیاد و انجام به موقع کارها
- توانایی کار تیمی – زیرا مسئول دفتر یا منشی در بسیاری از شرکت ها بیشترین ارتباط را با سایر افراد داخل یا خارج از شرکت بر عهده دارد و لازم است بتواند با آنها تعامل مثبت و سازنده ای داشته باشد.
- رازداری – زیرا منشی نزدیکترین شخص به مدیر است و رازداری از ویژگی های مهم او برای مدیریت به حساب می آید.